Apa Artinya Procurement dan Bedanya dengan Purchasing? Ini Penjelasannya!

Dalam mengelola bisnis, arus kas keluar sangat penting untuk direncanakan, dikelola, dan dilacak pengeluarannya. Artinya, procurement atau pengadaan dan juga purchasing atau pembelian harus dilakukan dengan cermat dan tak boleh sembarangan.

Procurement dan purchasing adalah istilah yang sering digunakan secara bergantian, tetapi sebenarnya merupakan dua sistem keuangan yang berbeda. Memahami perbedaan antara keduanya dapat membantu bisnis menjadi lebih sukses.

Procurement vs Purchasing

Perbedaan utama antara keduanya adalah purchasing hanya berfokus pada biaya pemesanan dan cara menurunkannya, sedangkan procurement berfokus pada penciptaan nilai secara keseluruhan dan total biaya selama siklus purchasing.

Jadi, procurement adalah istilah umum yang mencakup aktivitas purchasing dan pada akhirnya bertujuan untuk mengelola hubungan dengan pemasok, mitigasi risiko, menurunkan biaya, dan kepatuhan terhadap kontrak.

Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai procurement dan purchasing.

Apa Artinya Procurement?

Procurement adalah proses menyeluruh untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan bisnis agar dapat beroperasi secara efektif.

Proses ini lebih dari sekadar membeli barang, tetapi tentang perencanaan, mengevaluasi opsi, dan memastikan setiap purchasing memberikan nilai tambah bagi perusahaan. 

Langkah-langkah procurement dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan industri bisnis, tetapi biasanya meliputi berikut ini.

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Internal

Langkah pertama ini dilakukan dengan menentukan barang dan jasa yang dibutuhkan bisnis, yang melibatkan penilaian operasi saat ini dan analisis data historis.

Selain itu, dibutuhkan juga kolaborasi dengan tim dari divisi lain untuk menemukan kesenjangan dan memperkirakan kebutuhan secara akurat untuk produksi yang akan datang.

Cara paling mudah melakukannya adalah dengan meminta karyawan untuk membuat Purchase Requisitions (PR) atau permintaan pembelian kapan pun membutuhkan produk atau layanan.

2. Meneliti Pasar dan Menyeleksi Pemasok

Setelah kebutuhan organisasi jelas, langkah berikutnya adalah memilih dari pemasok yang sudah ada atau mencari vendor baru. Tujuannya adalah untuk menemukan yang lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

3. Menerbitkan RFQ atau RFP dan Memilih Pemasok

Untuk menilai pemasok potensial, tim procurement biasanya menerbitkan Request for Quote (RFQ) atau Request for Proposal (RFP) atau biasa disebut juga Permintaan Penawaran.

Ini digunakan ketika penyedia memiliki penawaran yang jelas tentang produk atau layanan yang dibutuhkan dan untuk membandingkan harga. Di sisi lain, ini juga digunakan untuk mengevaluasi kualitas, jadwal pengiriman, solusi inovatif, dan persyaratan layanan.

4. Menegosiasikan Persyaratan dan Menandatangani Kontrak

Ini menjadi langkah penting karena artinya tim procurement bersedia bekerja sama dengan penyedia untuk menyepakati detail penting seperti harga, jadwal pengiriman, syarat pembayaran, dan jaminan.

Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu, tergantung pada kompleksitas perjanjian dan jumlah pihak yang terlibat.

5. Membuat dan Menyetujui Pesanan Pembelian

Purchasing Order (PO) adalah dokumen legal yang menguraikan rincian purchasing, termasuk kuantitas, harga, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. Di sinilah proses aat PR yang telah disetujui akan diubah menjadi PO setelah kontrak ditandatangani.

6. Menerima dan Memeriksa Barang yang Dikirim

Ketika pesanan tiba, tim penerima akan memverifikasi bahwa jumlah dan jenis barang yang benar telah dikirim, sambil memeriksa kerusakan atau cacat yang terlihat.

Jika ada ketidaksesuaian, seperti barang yang hilang atau rusak, tim procurement akan bekerja sama dengan pemasok untuk menyelesaikan masalah tersebut.

7. Memproses Faktur dan Melakukan Pembayaran

Langkah selanjutnya adalah tim keuangan akan meninjau faktur yang dikirim oleh pemasok. Tujuannya adalah untuk memastikan faktur tersebut menuliskan harga, kuantitas, dan ketentuan lain yang benar, seperti pajak atau biaya pengiriman.

Tim tersebut juga akan memeriksa apakah faktur tersebut sesuai dengan tanda terima barang dan pesanan purchasing yang disetujui untuk mengonfirmasi detail. 

Baca juga: Apa Itu Invoice: Fungsi, Tipe, dan Elemennya

8. Pencatatan

Ini dilakukan agar purchasing tetap terorganisir dan memastikan semuanya didokumentasikan dengan baik. Termasuk melacak pesanan, faktur, kontrak, dan tanda terima.

Mencatat semuanya secara teratur akan membantu mencegah pengeluaran yang berlebihan, memastikan semua orang mengikuti aturan perusahaan, dan mempermudah audit. 

9. Mengevaluasi dan Membangun Hubungan dengan Pemasok

Evaluasi pemasok biasanya melibatkan peninjauan key performance indicators (KPI) atau indikator kinerja utama, seperti waktu pengiriman, kualitas produk, dan akurasi harga.

Selain itu, faktor-faktor seperti margin keuntungan dan kepatuhan terhadap kontrak juga akan dipertimbangkan.

Pengertian Purchasing

Berbeda dengan procurement, purchasing adalah aspek transaksional langsung untuk memperoleh barang yang dibutuhkan bisnis.

Proses ini biasanya melibatkan kegiatan pembelian rutin yang terdefinisi dengan baik, seperti melakukan pemesanan, memproses pembayaran, dan memastikan barang atau jasa dikirimkan sesuai kesepakatan.

Proses purchasing biasanya meliputi langkah-langkah berikut.

1. Membuat PR

Proses dimulai ketika sebuah tim mengajukan permintaan purchasing dengan rincian barang yang dibutuhkan, jumlah, dan tanggal pengiriman yang diinginkan.

Dokumen ini memberikan informasi awal yang diperlukan untuk memulai proses purchasing dan membantu mencegah kesalahan atau kesalahpahaman mengenai permintaan karyawan.

2. Menyetujui PR

Proses persetujuan memastikan bahwa pengeluaran yang diminta diperbolehkan serta sesuai dengan anggaran organisasi dan kebijakan perusahaan, seperti pedoman procurement atau batas pengeluaran.

Itulah mengapa purchasing membutuhkan persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti kepala departemen, manajer keuangan, manajer procurement, atau eksekutif tingkat C. 

3. Menerbitkan PO

Setelah permintaan purchasing disetujui, PO akan dibuat dan dikirimkan yang bertuliskan item, jumlah, harga yang disepakati, dan persyaratan pengiriman.

Namun, ada juga perusahaan atau pebisnis yang proses purchasing-nya dapat dimulai langsung dengan pesanan, tanpa melalui langkah permintaan.

4. Menerima Pesanan

Ketika barang yang dipesan dikirimkan, tim penerima memeriksa pesanan tersebut dan dibandingkan dengan pesanan purchasing.

Langkah ini termasuk memverifikasi jumlah yang dikirim tepat, apakah ada barang yang cacat atau rusak, serta memastikan barang tersebut memenuhi spesifikasi dan standar kualitas yang telah disepakati. 

5. Memverifikasi Faktur dan Melakukan Pencocokan

Setelah barang atau jasa diterima dan diverifikasi, pemasok mengirimkan faktur. Tim keuangan lalu melakukan pencocokan, dengan cara membandingkan faktur dengan pesanan purchasing dan dokumentasi penerimaan.

Ini dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah, harga, dan persyaratan yang disepakati, seperti diskon atau biaya tambahan, konsisten di semua dokumen. Jika semuanya cocok, faktur disetujui untuk pembayaran.

6. Melakukan Pembayaran

Langkah selanjutnya, tim keuangan akan memeriksa apakah persyaratan pembayaran, seperti diskon atau denda, sudah terpenuhi. Kemudian, tim memastikan metode pembayaran sudah sesuai untuk digunakan dalam membayar pemasok.

Setelah pembayaran dilakukan, transaksi akan dicatat dalam sistem keuangan perusahaan dan diberitahukan kepada pemasok.

Perbedaan Utama Procurement dan Purchasing

Setelah membaca penjelasan di atas, kamu mungkin sudah lebih mengerti bahwa procurement dan purchasing meski bekerja dalam konteks yang sama, tetapi keduanya tidak sama.

Berikut adalah beberapa perbedaan utama diantara keduanya.

1. Tujuan

Biaya pesanan adalah fokus purchasing, sedangkan nilai yang diciptakan dan Total Biaya Kepemilikan adalah fokus procurement.

Jadi, tujuan utama purchasing adalah meminimalkan biaya pesanan, sedangkan procurement memiliki tujuan seperti mitigasi risiko, kepatuhan terhadap kontrak, penghematan biaya, hubungan pemasok yang sedang berlangsung,  dan lain sebagainya.

2. Hubungan dengan Vendor

Salah satu tugas utama tim procurement adalah membangun hubungan jangka panjang dan kolaboratif dengan pemasok. Sementara tim purchasing cenderung hanya bekerja dengan pemasok yang sudah ada sehingga tidak terlalu fokus dalam membangun hubungan.

3. Harga dan Nilai

Procurement lebih mementingkan nilai yang diberikan oleh barang atau jasa yang diperoleh kepada organisasi, terutama dalam jangka panjang. Sementara purchasing berkaitan dengan biaya atau label harga yang menyertai bahan yang diinginkan.

4. Pendekatan Proaktif dan Reaktif

Procurement mengambil pendekatan proaktif, sedangkan purchasing lebih reaktif. Artinya, proses procurement memerlukan perencanaan dan strategi yang jauh lebih besar sebelum, selama, dan setelah mendapatkan bahan yang dibutuhkan.

5. Proses Transaksional dan Relasional

Berbeda dengan procurement yang bertujuan untuk mengembangkan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok, purchasing berfokus pada efisiensi transaksi daripada mengembangkan hubungan.

6. Urutan Proses 

Procurement memiliki urutan proses yang jauh lebih rumit daripada purchasing, yang melibatkan segala hal mulai dari mengidentifikasi kebutuhan hingga pencarian sumber, penutupan kontrak, serta pemeliharaan catatan.

Sementara purchasing sebagian besar merupakan proses tiga langkah yang melibatkan pemesanan, percepatan, dan pembayaran.

7. Evaluasi dan Mitigasi Risiko

Karena purchasing murni bersifat transaksional, maka proses ini tidak mengakomodasi identifikasi dan mitigasi risiko. Hasilnya, bisnis bisa menghadapi berbagai risiko rantai pasokan saat berhubungan dengan vendor atau pemasok.

Sementara procurement mempertahankan identifikasi risiko sebagai fungsi utama sehingga memastikan pedoman kepatuhan ditegakkan di antara semua pemangku kepentingan.

Baca juga: Limited Edition Strategy: Manfaat, Tantangan, dan Tips Suksesnya

Itulah penjelasan mengenai procurement dan purchasing yang masing-masing artinya berbeda. Bagi kamu yang kesulitan mencatat laporan arus kas bisnis, gunakan saja aplikasi Labamu.

Di sini kamu akan mendapatkan bantuan untuk menjalankan bisnis dan membuatnya bertumbuh. Ini karena Labamu memiliki banyak fitur yang sangat membantu, salah satunya adalah Laporan. Dengan fitur ini, kamu bisa memantau setiap detail usaha secara berkala, termasuk untuk urusan keuangan. 

Kamu bisa menyesuaikan detail laporan yang ingin dilihat, misalnya laporan laba rugi. Selain itu, laporan tersebut juga dapat diunduh ke perangkat pilihan kamu dalam format Excel sehingga lebih mudah dianalisis.

Segera download Labamu di Google Play atau App Store dan jadilah bagian dari 84.000 lebih pengusaha Indonesia yang sudah merasakan manfaat aplikasi ini.