Contoh Invoice Tagihan untuk Bisnis: Panduan Lengkap dan Profesional

Selain meneladani strategi para pebisnis sukses, kamu perlu menyimak contoh invoice tagihan di artikel ini untuk mencapai kesuksesan bisnismu sendiri. Hmm… memang apa hubungannya? 

Untuk menjalankan bisnis kamu memang butuh kepercayaan diri, tapi jangan sampai overclaiming dan menyebut bisnismu berjaya tanpa melakukan pengukuran yang akurat. Pasalnya, salah satu indikator bisnis yang sukses adalah bisnis yang terukur (scalable).

Namun, bagaimana bisa kamu mengukurnya kalau administrasi bisnismu saja masih berantakan? Itu sebabnya meskipun masih berskala UMKM kamu harus disiplin mendokumentasikan administrasi bisnis dengan rapi. 

Tujuannya agar kamu bisa mengukur progres usahamu. Nah, jangan lama-lama lagi, yuk simak contoh invoice yang profesional, manfaat, dan tips membuatnya!

Apa Itu Invoice Tagihan?

Invoice tagihan adalah dokumen tertulis yang dikirimkan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi yang sah. Berbekal dokumen ini, penjual bisa melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli sesuai waktu yang telah disepakati.

Isinya tertulis rincian informasi pembelian, seperti deskripsi produk, jumlah, harga satuan, total pembayaran, dan informasi penting lainnya.

Dokumen ini bisa dikirim dalam bentuk cetak maupun elektronik dan biasanya dibuat rangkap tiga. Satu lembar untuk pembeli, satu lembar untuk penjual sebagai arsip, dan satu lagi digunakan sebagai dokumen dalam laporan keuangan.

Apa Perbedaan Invoice Tagihan dengan Faktur dan Kuitansi?

Melihat definisinya, Sahabat Labamu mungkin agak bingung apa bedanya invoice tagihan dengan faktur dan kuitansi. 

Faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti pungutan pajak dan sifatnya opsional. Soalnya faktur hanya diterbitkan untuk penjualan barang atau jasa yang kena pajak. 

Sementara itu, invoice adalah dokumen untuk menagih pembayaran dan sifatnya wajib. Invoice memang biasanya memuat informasi pajak tapi tidak selalu ada.

Sementara itu, perbedaan invoice dan kuitansi ada pada waktu penerbitannya. Karena digunakan untuk menagih pembayaran, maka invoice diterbitkan ketika pembeli belum melakukan pembayaran. Sementara kuitansi adalah bukti pembayaran yang menyatakan bahwa pembeli sudah melakukan pelunasan.

Kegunaan Invoice dalam Bisnis

Sebagai salah satu dokumen perusahaan, tentu saja invoice memiliki fungsi spesifik dalam bisnis. Berikut di antaranya.

1. Memuat Rincian Transaksi

Invoice adalah dokumen yang sah untuk menagih pembayaran. Dalam contoh invoice tagihan termuat rincian pembayaran yang harus dilakukan pembeli kepada penjual. Tentu dengan metode pembayaran atau penagihan yang telah disepakati.

2. Rujukan Pembukuan

Selain sebagai bukti penagihan, bagi pihak penjual invoice merupakan bukti penjualan yang perlu dicatat sebagai piutang usaha. Sebaliknya, invoice yang masuk akan tercatat sebagai utang usaha oleh pihak pembeli.

Itu alasan kenapa dokumen ini digunakan sebagai rujukan pembukuan yang sekaligus berfungsi untuk melacak pembayaran secara tertulis. Ini bisa membantumu memantau perkembangan bisnis dengan lebih mudah.

3. Rujukan saat Pengiriman 

Saat ada perbedaan atau ketidaksesuaian antara purchase order dan tagihan yang dikirimkan, invoice bisa digunakan sebagai rujukan untuk mencocokkan transaksi sebelum pembayaran dilakukan. Dengan begitu, pembeli bisa melakukan klaim atau penggantian yang sesuai kepada penjual.

Panduan Membuat Invoice yang Profesional dan Efektif

Sebelum masuk ke contoh invoice tagihan, Sahabat Labamu perlu tahu dulu bagaimana cara membuat invoice tagihan yang efektif dan profesional.

Memang tidak ada format khusus tapi komponen-komponen ini wajib ada di invoice tagihan sebagai panduan bagi pembeli maupun penjual.

• Judul Dokumen. Supaya mudah dikenali dan tidak tertukar dengan dokumen lain, sebaiknya kamu menulis “INVOICE” di bagian paling atas.

• Identitas Perusahaan Penerbit. Informasi ini berisi identitas penjual atau penyedia barang/jasa, seperti logo, nama dan alamat perusahaan, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya.

• Nomor dan Tanggal Penerbitan Invoice. Setiap invoice sebaiknya mencantumkan nomor dan tanggal penerbitan untuk memudahkan proses verifikasi jika dibutuhkan. Nomor invoice biasanya berupa kode unik tapi mudah untuk dilacak.

• Identitas Pembeli. Informasi ini berisi identitas pembeli, seperti nama perusahaan/individu, alamat, nomor telepon, email, dan kontak lainnya.

• Deskripsi dan Jumlah Produk. Invoice wajib mencantumkan deskripsi dan jumlah produk sebagai bukti penagihan pembayaran atas barang/jasa yang dibeli atau dijual.

• Harga Satuan dan Total Pembayaran. Harga satuan dan harga total juga harus disertakan dalam invoice. Kalau barang/jasa tersebut dikenakan pajak, kamu juga perlu menyertakan perhitungan sebelum dan sesudah dikenakan pajak. Termasuk informasi diskon, DP, dan sisa pembayaran. Jangan lupa menuliskan total pembayaran dalam bentuk terbilang untuk verifikasi.

• Informasi Pembayaran. Invoice juga harus memuat informasi soal metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, dan informasi rekening bank.

• Stempel atau Tanda Tangan Resmi. Agar lebih sah, kamu bisa mencantumkan stempel atau tanda tangan dalam invoice yang akan dikirim kepada pembeli.

• Catatan Tambahan. Kamu juga bisa memberikan catatan tambahan seperti keterangan atau perjanjian khusus dengan pelanggan. Misalnya konsekuensi denda kalau pembeli melakukan pembayaran melampaui tanggal jatuh tempo.

  
  

Contoh Invoice Tagihan untuk UMKM

Untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang bentuk invoice tagihan, berikut ini adalah beberapa contoh invoice yang bisa kamu gunakan sebagai inspirasi bisnis UMKM-mu.

Klik di sini untuk melihat detail!

2. Contoh Invoice Tagihan Perusahaan Percetakan

Klik di sini untuk melihat detail!

3. Contoh Invoice Tagihan Jasa Menulis Artikel

Itulah beberapa contoh invoice tagihan lengkap dengan panduan membuat dan informasi terkait lainnya. Untuk membuatnya, kamu bisa memanfaatkan Microsoft Excel, Microsoft Word, atau platform desain online.

Tapi kalau sudah berlangganan Labamu, Sahabat Labamu nggak perlu repot-repot lagi mikirin desain dan formatnya. Soalnya sebagai aplikasi pencatatan transaksi dan keuangan, Labamu telah merancang berbagai macam fitur yang siap membantu para pebisnis dan pengusaha UMKM untuk mengoptimalkan proses penjualan dan pembayaran secara digital.

Termasuk di antaranya dengan menyediakan fitur pembayaran instan, pembuatan invoice, penawaran, catatan utang, sistem kasir (POS), hingga laporan keuangan untuk memonitor perkembangan bisnis.

Buruan download aplikasinya lewat Google Play atau App Store untuk langsung merasakan manfaatnya. Kamu juga bisa mengunjungi website resmi  Labamu untuk menemukan informasi selengkapnya. Dengan senang hati Labamu siap membantu Sahabat Labamu dimanapun kamu berada!