Stock Opname: Kunci Sukses dalam Manajemen Persediaan

Bagi pengusaha yang bergerak di sektor retail, kesalahan saat melakukan pencatatan stok barang atau transaksi sering kali terjadi. Misalnya, pencatatan yang tidak lengkap atau keliru yang berakibat jumlah stok yang tidak akurat. Dalam hal ini, stock opname adalah salah satu solusi tepat untuk membantu masalah tersebut. 

Stock opname dapat membantu memastikan jumlah stok yang tertulis dalam sistem merupakan cerminan dari stok yang sebenarnya secara akurat. 

Dengan rutin melakukan stock opname, kesalahan pencatatan data atau pencurian stok yang berdampak pada operasional dan keuntungan tentu dapat dihindari.

Apa Itu Stock Opname?

Jadi, stock opname adalah kegiatan yang berkaitan dengan menghitung ketersediaan atau stok barang yang berada di gudang sebelum dijual atau didistribusikan kepada calon konsumen. 

Kegiatan pencatatan ini pastinya membutuhkan ketelitian tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan hitung atau catat produk.

Pencatatan produk memang menguras tenaga dan waktu kalau dilakukan dengan cara manual. Terlebih kalau kamu punya stok produk yang banyak dan variatif di gudang. 

Akan tetapi, perkembangan teknologi dan hadirnya barcode serta aplikasi pencatatan stok barang membuat kegiatan ini lebih mudah dilakukan. 

Alhasil, kesalahan pencatatan dan perhitungan barang bisa dikurangi. Selain itu, proses stock opname akan menjadi lebih efektif dan cepat.  

Mengapa Stock Opname Itu Penting?

Stock opname adalah aspek bisnis yang tidak boleh kamu lewatkan guna memastikan ketersediaan barang yang ada di gudang dan catatan aplikasi sama. 

Sebab, jika terdapat perbedaan atau jumlah stok gudang ternyata lebih banyak, kamu harus melakukan pengecekan dan perhitungan ulang. 

Perbedaan jumlah ini bisa terjadi karena banyak hal, yaitu kekeliruan mencatat stok barang di gudang atau ada proses transaksi yang tidak kamu catat pada sistem. 

Sementara itu, apabila stok barang di gudang ternyata kurang, salah satu tindakan yang harus kamu lakukan adalah menyesuaikan kekurangan produk melalui pembuatan jurnal penyesuaian.

Akan tetapi, ada pula perusahaan yang mempunyai solusi atau kebijakan yang berbeda guna mengatasi masalah ini. Bukan tidak mungkin, pihak yang bertanggung jawab untuk stock opname ini yang harus menanggung akibatnya. 

Tujuan Stock Opname

Melakukan stock opname menjadi hal yang tidak boleh dilewatkan untuk setiap pelaku bisnis yang mempunyai banyak produk. Adapun, tujuan dari melakukan stock opname adalah: 

• Memastikan semua pencatatan stok barang sudah benar dan sesuai. Dengan demikian dapat digunakan sebagai Sistem Pengendalian Internal atau SPI.

• Menghindari terjadinya selisih antara pencatatan di buku dan kondisi barang sebenarnya di gudang. 

• Membantu mengetahui jumlah utang piutang, kas, dan aktiva perusahaan dengan lebih akurat. 

Meskipun demikian, stock opname sebenarnya tidak hanya membantu dalam pencatatan dan pengecekan ketersedian barang di gudang atau mengetahui cash flow perusahaan. Misalnya, industri manufaktur melakukan stock opname guna melakukan pemeriksaan jumlah bahan mentah untuk produksi, bahan setengah jadi, dan bahan jadi. 

Lalu, siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan stock opname? Umumnya, bagian audit yang tidak termasuk ke dalam tim pencatat stok barang yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas ini.

Mengetahui kalau stock opname adalah hal yang penting untuk bisnis, kamu tidak boleh malas melakukannya. Sebab, banyak manfaat dari stock opname yang mungkin kamu belum tahu, di antaranya: 

• Menghindari kesalahan maupun penyimpanan stok barang yang membuat jumlahnya jadi lebih atau kurang. 

• Bisa mengidentifikasi dengan lebih cepat kalau stok barang kurang atau hilang. Jadi, solusi bisa segera didapatkan dan persediaan tidak kosong. 

• Bisa menjadi acuan sekaligus evaluasi bisnis yang sedang kamu jalankan dari beberapa tahun lalu sampai sekarang. Kamu juga bisa membuat rencana bisnis yang lebih baik lagi dengan stock opname.

• Proses pengelolaan dan monitoring arus stok yang masuk maupun keluar yang lebih mudah karena ada data yang bisa dijadikan pedoman. 

• Lebih mudah dalam memantau kondisi stok barang yang tersedia di gudang sehingga barang tetap bisa dijual dengan kualitas yang terbaik.

Cara Melakukan Stock Opname

Dalam penerapannya untuk bisnis, stock opname terbagi menjadi beberapa tahapan. Setiap tahapannya perlu kamu perhatikan dengan baik sehingga prosesnya sesuai dengan prosedur yang berlaku. Apa saja tahapannya? 

1. Tahap pertama

Pada tahap ini, kamu harus melakukan setidaknya tujuh hari sebelum implementasi. Selain itu, pastikan komunikasi dengan tim gudang juga baik dan terpantau. Berikut ini beberapa aspek penting yang perlu kamu siapkan pada tahapan awal: 

• Memberi tanda atau label pada produk yang telah dihitung. Aktivitas ini bisa dilakukan oleh tim yang berada di gudang.

• Menata barang sesuai dengan kode yang dipasang.

• Menjamin semua stok barang sudah mempunyai kode atau tanda sehingga mudah dihitung. 

• Memberi tanda tidak dihitung untuk semua produk yang memang tidak masuk dalam perhitungan.

2. Tahap dua

Setelah menyelesaikan semua tugas pada tahap awal, kamu bisa melanjutkan ke tahap berikutnya. Tahap ini umumnya dilakukan satu hari sebelum stock opname dilakukan. Hal yang harus kamu persiapkan, yaitu:

• Melakukan briefing yang harus diikuti oleh semua bagian yang ikut serta pada proses stock opname. Kamu juga harus memastikan kalau setiap pihak memahami dengan baik semua tanggung jawabnya.

• Melengkapi semua data perpindahan barang dan jam operasional dari tim gudang.

• Menjamin tidak ada aktivitas input perpindahan stok barang sehari sebelum pengecekan inventaris di atas jam operasional. 

3. Tahap tiga

Tahap ketiga atau terakhir adalah implementasi proses stock opname. Tahapan ini juga memiliki beberapa hal krusial yang tidak boleh kamu lewatkan: 

• Memastikan semua transaksi sudah dicatat ke setiap program.

• Mencetak hasil pencatatan dan memberikannya ke bagian akunting serta audit untuk menjadi panduan dalam proses stock opname. Namun, cetak ini tidak boleh diberikan kepada tim gudang.

• Stock opname bisa dimulai, pastikan untuk memberi tanda pada produk yang telah dicek atau dihitung.

• Semua lembar cetak yang telah berisi hasil stock opname dibandingkan dengan jumlah stok yang sudah dicatat pada program.

• Mengecek kembali untuk menghindari terjadinya salah hitung.

• Selanjutnya, hasil stock opname diberikan kepada bagian akunting untuk disesuaikan dengan data yang ada pada program. 

  
  
  
  

Jadi, stock opname adalah salah satu aspek yang memberi dampak signifikan terhadap operasional bisnis. Pastikan kamu tidak lupa untuk rutin melakukannya, ya! Agar lebih mudah, pakai aplikasi Labamu untuk menghitung sekaligus mengatur jumlah stok barang.

Tak hanya itu, Labamu juga bisa kamu manfaatkan untuk membuat katalog produk, membuat laporan, penagihan, dan transaksi melalui berbagai fitur yang tersedia. 

Kamu dapat mengakses website Labamu untuk mendapatkan informasi terbaru. Catat semua aktivitas bisnis lebih praktis dengan Labamu!