Open Order dalam Bisnis Online: Pengertian, Keuntungan, dan Risikonya

Perlu kamu ketahui bahwa terminologi open order di online shopping cukup berbeda dengan open order di dunia trading. Namun, ada kesamaannya yakni bahwa pesanan telah diajukan oleh pelanggan tetapi belum dipenuhi. Artinya, produk atau layanan yang dimaksud masih dalam proses ke pelanggan.

Meskipun konsep ini tampak jelas, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan soal sistem open order. Berikut informasi selengkapnya!

Apa Itu Open Order?

Kamu pasti sudah tak asing dengan istilah open order saat belanja online. Diadaptasi dalam Bahasa Inggris, open order dapat diartikan sebagai buka pesanan.

Secara pragmatis, istilah ini biasa digunakan untuk menggambarkan penjual yang siap menerima pesanan dan segera segera memprosesnya. Adapun proses yang dilakukan meliputi, verifikasi pesanan dan informasi pembeli, mempersiapkan produk, dan mengatur pengiriman ke alamat pelanggan. 

Contohnya ada toko kue yang open order untuk hampers kue lebaran. Itu artinya, pelanggan bisa mulai memesan kue yang dipilih dan penjual akan segera memproses pesananmu lalu mengirimnya ke alamat tujuan setelah selesai menyiapkannya.

Jadi, selagi si penjual masih memasang status open order, kamu masih bisa memesan atau membeli produk atau layanan yang ditawarkan. 

Nah, kalau pesanan sudah terpenuhi, stok di penjual sudah habis, atau pelanggan membatalkan pesanan, statusnya akan berubah menjadi closed order. Maka, kalau mau pesan lagi kamu harus menunggu si penjual membuka orderan lagi.

Baca Juga: Order Management System: Notifikasi Real-Time untuk Operasional Bisnis yang Lebih Efisien

Keuntungan Sistem Open Order

Berbeda dengan konsep closed order, sistem open order bisa dibiarkan terbuka untuk jangka waktu tertentu. Tergantung pada kondisi pasar dan strategi si penjual. Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari sistem open order.

1. Meningkatkan Ketersediaan Produk

Dengan menerapkan sistem ini, pemilik bisnis online bisa lebih leluasa mempersiapkan ketersediaan produk. Mereka bisa mendata jumlah pesanan yang masuk lalu menyesuaikan persediaannya sejumlah stok yang dibutuhkan. 

Pun kalau barangnya sudah tersedia dan siap dikirim, sistem ini bisa menarik lebih banyak pembeli potensial.

2. Mengelola Persediaan dengan Lebih Baik

Sistem open order memungkinkan para pebisnis online memiliki gambaran riil terhadap permintaan produk tertentu. Dengan memperhatikan jumlahnya, penjual mampu mengelola persediaan dengan lebih baik. Begitu pula dalam membuat keputusan yang berhubungan dengan proses produksi atau pengadaan barang. Cara ini cukup efektif untuk menghindari kehabisan stok atau excess inventory.

3. Meningkatkan Perencanaan dan Pengaturan Waktu

Selanjutnya, sistem open order juga bisa membantu penjual mengatur jadwal pengiriman. Mereka jadi memiliki cukup waktu untuk menyiapkan pesanan, mengemas, dan mengirimkannya sesuai jadwal yang telah direncanakan.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Selain memberikan manfaat untuk penjual, sistem ini juga memberikan keleluasaan pada pelanggan untuk memilih produk-produk yang hendak mereka beli. Dengan kata lain, sistem open order membantu pelanggan “mengamankan” pesanannya tanpa harus khawatir kehabisan stok. Ini baik untuk menjaga bahkan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca Juga: Pentingnya Menciptakan Kepuasan Pelanggan, Saatnya UMKM Tunjukkan Taring

5. Mengurangi Risiko Kehilangan Penjualan

Seringkali pelanggan akan kabur ke lapak lain saat tidak mendapati barang yang mereka inginkan. Namun, dengan menerapkan sistem ini, pelanggan potensial yang tertarik dengan produk tersebut bakal “rela” menunggu lebih lama asal pesanannya aman. Cara ini ternyata efektif juga untuk mengurangi risiko kehilangan pelanggan kan, Sahabat Labamu?

Risiko Open Order

Selain memberikan berbagai keuntungan seperti yang telah disebutkan, sistem ini juga memiliki risiko yang perlu dipertimbangkan. Maka dari itu, kamu harus cek dulu sebelum mulai menerapkannya.

1. Risiko Pesanan yang Tidak Terpenuhi

Salah satu risiko paling signifikan dari sistem ini adalah kemungkinan ada pesanan yang terlewat atau tidak terpenuhi alias partial fills, di mana hanya sebagian dari jumlah pesanan yang bisa dikirimkan. 

Meskipun kamu sudah mengatur stok dan mempersiapkan pesanan dengan sedemikian rupa, risiko ini masih tetap ada.

2. Risiko Keterlambatan Pengiriman

Dalam kondisi tertentu, ada kalanya jumlah permintaan membludak. Melebihi kapasitas produksi maupun sumber daya yang dimiliki. Hal ini bisa menciptakan risiko keterlambatan pengiriman. 

Hal ini bisa membuat pelanggan kecewa karena barang yang mereka harus menunggu lebih lama lagi atau bahkan pesanannya tidak dikirim tepat waktu.

3. Kompleksitas Manajemen Persediaan

Tidak jauh-jauh dari masalah persediaan. Sistem open order menuntut pemilik usaha untuk mampu mengatasi kompleksitas manajemen inventori. Bahkan kalau perlu, harus ada personel khusus yang bertanggung jawab untuk mengelolanya agar tidak mengakibatkan kesalahan dalam pengaturan inventori, kesalahan pengiriman, atau kehabisan stok.

4. Ketidakpastian Pembelian

Risiko lain yang harus dihadapi penjual yang menerapkan sistem ini adalah ketidakpastian pembelian alias di-ghosting. Bisa saja calon pembeli sudah membuat order dan kamu mulai menyiapkannya. 

Namun, di tengah proses tiba-tiba mereka mengubah pesanannya atau bahkan menghilang tanpa jejak. Kasus semacam ini bisa menyebabkan ketidakpastian dalam pengelolaan stok hingga keuangan bisnis.

5. Pengelolaan Ekspektasi Pelanggan

Setelah mantap menggunakan sistem open order, kamu harus rajin-rajin mengedukasi pelanggan bahwa mungkin butuh waktu lebih lama untuk menyiapkan pesanannya. Sampaikan hal ini sejak awal sehingga pelanggan bisa mengatur ekspektasinya. Kamu pun tidak dicecar komplain kenapa barangnya nggak sampai-sampai.

Itulah informasi seputar open order dan semua hal yang perlu kamu tahu. Meskipun memiliki beberapa kekurangan, tapi kalau kamu bisa melakukan perencanaan dan mengelola persediaan dengan efisien, masalah-masalah di atas bisa kamu minimalisir.

Salah satu caranya adalah dengan menggunakan aplikasi Labamu. Dengan aplikasi ini, kamu bisa mengelola segala kebutuhan administrasi maupun transaksi bisnis. Termasuk soal persediaan dan manajemen pesanan. Tunggu apa lagi? Yuk, buruan download aplikasinya lewat Google Play atau App Store!