Total Cost of Ownership: Definisi, Manfaat, Cara Hitung, dan Tantangannya

Total Cost of Ownership (TCO) tidak hanya memperhitungkan harga beli suatu produk, tetapi juga seluruh biaya jangka panjang yang menyertainya. Dengan memahami konsepnya, baik perusahaan maupun individu dapat membuat keputusan yang lebih bijak sebelum berinvestasi. Karena itu, memahami dan menghitung TCO menjadi langkah krusial dalam pengelolaan keuangan dan strategi bisnis. Yuk, simak informasi selengkapnya!

Apa Itu Total Cost of Ownership?

Total Cost of Ownership (TCO) atau biaya kepemilikan total adalah konsep keuangan yang menghitung seluruh biaya yang terkait dengan suatu produk atau aset sepanjang siklus hidupnya. 

Menurut Indeed, TCO mencakup setiap fase, mulai dari akuisisi, penggunaan, operasi, pemeliharaan atau perbaikan, pembaruan, hingga penghapusan aset. Dengan begitu, perhitungan TCO memberi gambaran yang lebih realistis dibanding hanya melihat harga beli awal.

Investopedia juga menekankan bahwa TCO turut memperhitungkan biaya tidak langsung atau hidden cost. Dengan kata lain, TCO membantu kamu melihat nilai suatu aset secara menyeluruh.

Contohnya, sebuah software dengan harga awal tinggi bisa saja lebih menguntungkan karena menawarkan pemeliharaan gratis, dibandingkan alternatif yang lebih murah tapi menimbulkan banyak biaya tambahan di kemudian hari.

Manfaat Menghitung Total Cost of Ownership

Dengan memahami semua biaya jangka panjang, bisnis bisa membuat keputusan yang lebih cerdas dan menghindari biaya tak terduga di kemudian hari. Berikut adalah beberapa manfaat utama menghitung TCO. 

1. Membuat Keputusan Pembelian dengan Lebih Tepat

Dengan menghitung TCO, kamu bisa membandingkan nilai jangka panjang dari berbagai opsi. Hal ini membantu menghindari keputusan yang hanya fokus pada harga awal.

2. Mengidentifikasi Peluang Penghematan Biaya

Perhitungan yang menyeluruh memastikan semua biaya, termasuk pemeliharaan, suku cadang, dan operasional, diperhitungkan. Dengan begitu, bisnis dapat menemukan area di mana biaya bisa ditekan tanpa mengorbankan kualitas atau kinerja.

3. Mendukung Perencanaan Strategis dan Anggaran

Memahami TCO memungkinkan perencanaan keuangan yang lebih matang dan alokasi sumber daya yang tepat. Informasi ini membantu bisnis merencanakan investasi masa depan, mengoptimalkan operasi, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

4. Membandingkan Vendor atau Produk dengan Lebih Objektif

Dengan TCO, perbandingan antar produk atau penyedia layanan tidak hanya berdasarkan harga awal, tetapi juga biaya jangka panjang, efisiensi implementasi, dan fleksibilitas penggunaan. Hal ini memastikan pilihan yang diambil memberikan ROI terbaik untuk bisnis.

5. Mengurangi Risiko Biaya Tak Terduga

Perhitungan TCO membantu mengantisipasi munculnya biaya tersembunyi atau tak terduga selama masa pakai produk. Dengan begitu, bisnis bisa menghindari “kejutan” yang dapat mengganggu operasional dan anggaran.

Cara Menghitung Total Cost of Ownership

Seperti yang sudah disebutkan, perhitungan TCO meliputi seluruh biaya selama masa pakainya. Dengan begitu, kamu bisa menilai menilai nilai sebenarnya dari investasi tersebut dan membuat keputusan yang lebih tepat.

Adapun komponen-komponen biaya yang dihitung dalam TCO, meliputi:

• Biaya akuisisi: Biaya awal untuk membeli produk atau layanan.

• Biaya implementasi: Biaya pemasangan, pengaturan, dan pelatihan terkait penggunaan produk.

• Biaya operasional: Biaya berkelanjutan seperti energi, tenaga kerja, dan bahan habis pakai.

• Biaya pemeliharaan: Biaya perbaikan, pembaruan, dan dukungan berkelanjutan.

• Biaya akhir siklus hidup: Biaya untuk membuang, mendaur ulang, atau mengganti produk.

• Biaya kualitas buruk: Kerugian akibat ketidakpatuhan atau keterlambatan dalam proses.

• Biaya pemakaian: Nilai penggunaan, operasional, dan layanan yang terkait selama masa pakai.

• Biaya lain-lain: Transportasi, penyimpanan, pajak, depresiasi, dan biaya terkait lainnya.

Dengan begitu, rumus TCO dapat diformulasikan sebagai berikut:

TCO = Biaya Akuisisi + Biaya yang Dikeluarkan Selama Siklus Hidup Produk

Nah, supaya lebih paham, kamu bisa mempelajari ilustrasi berikut ini. Untung Company sedang dihadapkan pada penawaran platform manajemen dari dua vendor yang berbeda.

Jika masa pakai platform ini adalah 5 tahun, maka TCO Vendor A:

TCO = 12.500.000 + ((350.000 + 3.500.000 + 0) x 5 tahun)

TCO = 12.500.000 + (3.850.000 x 5)

TCO = 12.500.000 + 19.250.000

TCO = 31.750.000 (atau biaya tahunan 6.350.000)

Sementara itu, perhitungan TCO untuk Vendor B adalah sebagai berikut:

TCO = 8.000.000 + ((500.000 + 3.500.000 + 2.500.000) x 5 tahun)

TCO = 8.000.000 + (6.500.000 x 5)

TCO = 8.000.000 + 32.500.000

TCO = 40.500.000 (atau biaya tahunan 8.100.000)

Jadi, meskipun harga awal Vendor B lebih murah, TCO jangka panjang menunjukkan Vendor A memberikan nilai yang lebih baik untuk Untung Company.

Tantangan saat Menghitung Total Cost of Ownership

Pada praktiknya, menghitung TCO tidak selalu sesederhana menambahkan harga beli dengan biaya lain-lainnya. Ada beberapa kesulitan yang perlu diperhatikan agar perhitungan benar-benar akurat dan mencerminkan biaya sebenarnya. Inilah beberapa tantangan utama saat menghitung TCO.

1. Biaya Tersembunyi

Selain harga beli, ada biaya lain yang mungkin muncul, seperti pelatihan, biaya langganan tahunan, asuransi, atau biaya manajemen yang mungkin tidak bisa langsung terdeteksi di awal. Padahal mengabaikan biaya ini bisa membuat perhitungan TCO jauh dari kenyataan.

2. Biaya Tenaga Kerja

Kenaikan atau pengurangan biaya tenaga kerja memengaruhi TCO secara signifikan. Misalnya, membeli peralatan baru mungkin tampak mahal, tetapi jika operasionalnya lebih efisien dan membutuhkan lebih sedikit staf, hal ini dapat menurunkan total biaya secara keseluruhan.

3. Dampak Metode Pembayaran

Cara pembayaran, seperti tunai, kartu kredit, atau pinjaman, bisa menambah biaya tambahan. Misalnya, biaya bunga dan persentase pembayaran yang bisa membuat TCO lebih tinggi daripada perkiraan awal.

4. Perubahan Biaya Sepanjang Masa Pakai Produk

Biaya pemeliharaan, perbaikan, atau upgrade dapat meningkat seiring usia aset. Memperkirakan perubahan ini membutuhkan penelitian tentang umur pakai produk dan kualitas merek.

5. Kondisi Pasar dan Perubahan Teknologi

Harga suku cadang, standar industri, atau inovasi teknologi dapat memengaruhi TCO secara tak terduga. Perubahan cepat di sektor tertentu, seperti logistik atau teknologi, membuat perhitungan TCO menjadi lebih kompleks.

Dengan memahami tantangan ini, kamu bisa lebih berhati-hati dalam menghitung TCO dan mengantisipasi biaya yang mungkin muncul di masa depan.

Untuk mempermudah pengelolaan bisnis dan memantau berbagai biaya secara efisien, kamu bisa memanfaatkan Labamu. Unduh aplikasinya sekarang di Google Play atau App Store dan mulai kendalikan pembiayaan bisnis dengan lebih cerdas.