Jurnal Umum: Fondasi Catatan Keuangan yang Wajib Dikuasai UMKM

Dalam dunia akuntansi, pencatatan yang rapi dan sistematis adalah fondasi dari laporan keuangan yang akurat. Salah satu alat penting yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan secara kronologis adalah jurnal umum.

Bagi pemilik bisnis, khususnya pelaku UMKM, memahami cara kerja jurnal umum bukan hanya soal mengikuti aturan pembukuan, tapi juga langkah awal untuk membangun kontrol keuangan yang sehat. Yuk, pelajari selengkapnya di sini!

Pengertian Jurnal Umum

Dari laman Investopedia, dijelaskan bahwa jurnal umum (general journal) adalah buku atau catatan pertama tempat semua transaksi keuangan bisnis dicatat secara kronologis sesuai dengan urutan kejadian.

Di sinilah transaksi dicatat sebelum akhirnya dipindahkan ke buku besar (general ledger). Karena menjadi titik awal pencatatan, jurnal umum juga sering disebut sebagai book of original entry.

Dalam praktiknya, setiap entri di jurnal umum mencakup informasi penting seperti tanggal transaksi, akun yang didebit dan dikredit, jumlah nominal, serta penjelasan singkat mengenai transaksi tersebut.

Proses pencatatan ini mengikuti sistem akuntansi berpasangan (double-entry accounting), artinya setiap transaksi akan mempengaruhi minimal dua akun—satu di akun debit dan satu lainnya di akun kredit.

Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak termasuk dalam jurnal khusus, seperti jurnal pembelian atau jurnal penjualan. Misalnya, transaksi depresiasi aset, penjualan aset tetap, koreksi pembukuan, atau pencatatan hutang piutang yang tidak biasa.

Dengan mencatat semua ini secara sistematis, jurnal umum bisa membantu dalam proses rekonsiliasi akun dan penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, hingga arus kas.

Manfaat Jurnal Umum

Jurnal umum memiliki peran penting dalam proses akuntansi karena menjadi tempat pertama pencatatan transaksi keuangan yang bersifat unik atau tidak rutin. Berikut beberapa manfaat utama dari jurnal umum bagi bisnis:

1. Menyediakan Catatan Awal yang Lengkap dan Kronologis

Semua transaksi yang masuk ke jurnal umum dicatat secara berurutan berdasarkan tanggal kejadian. Ini membantu dalam pelacakan transaksi keuangan secara lebih sistematis, serta memudahkan saat perlu dilakukan penelusuran ulang terhadap transaksi tertentu.

2. Membantu dalam Proses Rekonsiliasi dan Pelaporan Keuangan

Data dari jurnal umum akan dipindahkan ke buku besar untuk disusun menjadi laporan keuangan. Dengan mencatat transaksi secara detail di jurnal umum, proses rekonsiliasi akun menjadi lebih mudah dan laporan keuangan dapat disusun secara akurat.

3. Meningkatkan Akurasi dan Kepatuhan terhadap Standar Akuntansi

Jurnal umum mencatat informasi transaksi sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP). Hal ini membantu bisnis menjaga akurasi data keuangan dan memudahkan saat dilakukan audit oleh pihak internal maupun eksternal.

4. Memudahkan Pengawasan dan Pencegahan Kecurangan

Karena setiap transaksi dicatat langsung saat terjadi, kemungkinan manipulasi atau kesalahan pencatatan dapat diminimalisir. Selain itu, jurnal umum juga dapat mencatat siapa yang melakukan entri, sehingga bisa digunakan sebagai alat pengawasan dan pelacakan aktivitas keuangan.

5. Mendukung Analisis Keuangan dan Pengambilan Keputusan

Dengan informasi yang lengkap dan terstruktur, jurnal umum memungkinkan manajemen untuk menganalisis aset, kewajiban, biaya, dan pendapatan secara mendalam. Ini tentu sangat membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Komponen dan Contoh Pencatatan Jurnal Umum

Untuk memastikan pencatatan yang akurat dan konsisten, jurnal umum memiliki format standar dengan beberapa komponen utama, yaitu:​

1. Tanggal transaksi. Menunjukkan kapan transaksi terjadi.

2. Nama akun. Mencatat akun yang terpengaruh oleh transaksi, dengan akun debit dicatat terlebih dahulu, diikuti oleh akun kredit.

3. Nomor referensi (jika ada). Digunakan untuk menghubungkan entri jurnal dengan dokumen sumber atau catatan lainnya.

4. Jumlah debit dan kredit. Menunjukkan nilai moneter yang didebit dan dikredit—harus selalu seimbang sesuai dengan prinsip akuntansi berpasangan.​

5. Deskripsi transaksi. Penjelasan singkat tentang transaksi yang terjadi.

Berikut adalah contoh pencatatan transaksi dalam jurnal umum yang diambil dari laman Highradius.

Dalam contoh di atas, bisa dilihat bahwa pencatatan transaksi mengikuti prinsip akuntansi berpasangan, di mana setiap transaksi mempengaruhi minimal dua akun dengan jumlah debit dan kredit yang seimbang.​

Tips Membuat Jurnal Umum

Pencatatan di jurnal umum mungkin terdengar sederhana, tetapi untuk menjaga akurasi dan kepatuhan terhadap standar akuntansi, ada beberapa prinsip penting yang harus diikuti. Berikut ini adalah beberapa tips dalam membuat jurnal umum:

1. Pahami Prinsip Double-Entry

Prinsip dasar dalam akuntansi adalah double-entry accounting, yang mengharuskan setiap transaksi dicatat dalam dua sisi: debit dan kredit. Misalnya, jika kamu membeli perlengkapan kantor dengan kas, maka akun perlengkapan bertambah (debit) dan kas berkurang (kredit). Tujuan utama dari prinsip ini adalah menjaga keseimbangan dan akurasi laporan keuangan.

2. Catat Transaksi Secara Lengkap dan Kronologis

Pastikan setiap transaksi dicatat dengan lengkap, mulai dari tanggal, nama akun, jumlah, dan deskripsi transaksi. Penyusunan jurnal secara kronologis sangat penting untuk memastikan alur keuangan dapat ditelusuri dengan mudah saat audit atau pemeriksaan internal. Hal ini juga membantu meminimalkan risiko kesalahan dan kelalaian.

3. Patuhi Standar Akuntansi

Gunakan standar akuntansi seperti GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) atau IFRS (International Financial Reporting Standards) agar pencatatan jurnal sesuai dengan praktik umum dan sah secara hukum. Kepatuhan terhadap standar ini juga akan mempermudah saat menyusun laporan keuangan resmi atau menghadapi proses audit.

4. Lakukan Review dan Rekonsiliasi Berkala

Meski sudah menggunakan sistem yang baik, tetap penting untuk melakukan pengecekan rutin terhadap jurnal umum. Review ini bertujuan untuk menemukan kesalahan atau ketidaksesuaian sebelum data dipindahkan ke buku besar (ledger).

5. Manfaatkan Teknologi

Di era digital, pencatatan keuangan secara manual sudah mulai ditinggalkan karena rentan kesalahan dan memakan waktu. Untungnya sekarang kamu bisa memanfaatkan aplikasi Labamu yang memudahkan pencatatan transaksi jadi otomatis, lebih cepat, dan pastinya akurat.

Dengan begitu, kamu bisa lebih fokus membangun strategi dan pertumbuhan bisnis. Yuk, download aplikasinya sekarang juga lewat Google Play atau App Store untuk rasakan manfaatnya!