Sistem Pemrosesan Transaksi, Rahasia di Balik Lancarnya Bisnis Online

Pernah nggak kamu bertanya-tanya bagaimana sih proses di balik layar belanja online? Kok bisa ya status “Belum Bayar” seketika berubah menjadi “Pembayaran Diterima” setelah kamu menyelesaikan pembayarannya? Ternyata, rahasianya adalah sistem pemrosesan transaksi atau Transaction Processing System (TPS).

Belum pernah dengar soal ini? Yuk, simak artikel ini dan mari berkenalan dengan sistem pemrosesan transaksi!

Apa Itu Sistem Pemrosesan Transaksi?

Sistem pemrosesan transaksi atau Transaction Processing System (TPS) adalah sistem terkomputerisasi yang mengelola semua transaksi bisnis perusahaan. 

Prosesnya meliputi pencatatan, pengumpulan, penyimpanan, modifikasi, pengambilan, dan  pemrosesan data sehingga seluruh data transaksi tersimpan dengan aman dan mudah diakses.

Transaksi data ini sangat penting untuk mendukung operasional bisnis. Misalnya, waktu kamu melakukan pembelian online, TPS akan memproses pesanan, memperbarui inventori, dan mengkredit rekening penjual.

Namun, khusus untuk transaksi online, istilahnya bukan lagi TPS melainkan OLTP, Online Transaction Processing.

Perbedaan TPS dan POS

Nah, sampai sini kamu bertanya-tanya nggak sih memang apa bedanya TPS dan Point of Sales (POS)?

Keduanya memang berkaitan dengan fungsi penjualan. Namun TPS dan POS adalah dua hal yang berbeda kalau kita lihat dari cara kerja dan bagaimana keduanya menghubungkan konsumen dan bisnis. 

Kegunaan POS hanya sebatas untuk membaca data, mencetak tanda terima, dan mengelola pembayaran. 

Sementara TPS mampu menyimpan, mengirim, dan menerima data transaksional yang diperlukan untuk memvalidasi dan menyelesaikan transaksi bisnis.

Misalnya, kamu membeli sekotak donat di toko roti dengan kartu kredit. POS adalah alat untuk menggesekkan kartunya. Sementara TPS akan mengumpulkan informasi tentang kartu tersebut, “berkomunikasi” dengan bank, dan menyetujui atau menolak pembelian.

Manfaat Utama Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi utamanya:

• Mencatat transaksi. TPS dengan cermat mencatat semua transaksi keuangan, termasuk penjualan, pembelian, dan pembayaran.

• Otomatisasi manajemen. TPS mengotomatiskan sebagian besar sumber daya internal dan pengelolaan pendapatan perusahaan. Ini membuat karyawan tidak perlu menghabiskan banyak waktunya hanya untuk meninjau transaksi dan mereka bisa fokus pada tugas-tugas lainnya.

• Memperbarui data. TPS akan memperbarui database perusahaan sesuai dengan informasi transaksi terkini dan memastikan data terus diperbarui.

• Menjaga integritas data. TPS mematuhi aturan integritas data untuk mencegah kesalahan dan inkonsistensi sehingga keakuratan informasi yang masuk ke dalam database dapat dipastikan.

• Menghasilkan laporan. TPS dapat menghasilkan laporan yang merangkum seluruh transaksi bisnis dan memberikan informasi penting mengenai kinerja perusahaan. Misalnya untuk melacak tren penjualan, mengidentifikasi area peningkatan, dan membuat keputusan bisnis berdasarkan data.

Singkatnya, sistem pemrosesan transaksi merupakan tulang punggung operasional keuangan perusahaan untuk memastikan proses transaksi berjalan efisien, menjaga keakuratan data, dan menghasilkan laporan yang insightful.

Jenis Sistem Pemrosesan Transaksi

Kalau dilihat berdasarkan cara mengelola transaksinya, sistem pemrosesan transaksi terbagi menjadi dua jenis. Berikut uraiannya.

1. Real-time Processing

Jenis sistem ini memproses transaksi secara real-time serta memberikan pembaruan dan tanggapan dengan segera.

Sistem ini menawarkan waktu respons yang lebih cepat dan akurasi yang lebih baik. Namun, penerapan dan pemeliharaannya relatif lebih mahal.

Contoh penggunaan real-time processing:

• Transaksi perbankan online

• Bursa saham

• Sistem reservasi maskapai penerbangan

• Sistem pembayaran e-commerce

2. Batch Processing

Jenis sistem ini mengelompokkan dan memproses data secara berkala. Batch processing banyak digunakan untuk transaksi-transaksi yang sifatnya tidak sensitif terhadap waktu dan dapat diakumulasikan dalam jangka waktu tertentu.

Sistem ini lebih hemat biaya tapi dapat mengakibatkan penundaan dalam pemrosesan dan pembaruan data.

Contoh penggunaan batch processing:

• Sistem penggajian

• Pengiriman faktur

• Pemrosesan inventaris

• Dokumen penagihan

Nah, soal mana pilihan yang terbaik, jawabannya tergantung pada sifat transaksi dan kebutuhan bisnis.

Keunggulan Sistem Pemrosesan Transaksi

Untuk merangkum seluruh penjelasan di atas, berikut ini adalah beberapa keunggulan yang bisa didapatkan oleh sebuah bisnis saat melibatkan sistem pemrosesan transaksi dalam aktivitasnya.

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Sistem ini mengotomatiskan tugas-tugas manual, memungkinkan karyawan untuk fokus pada aktivitas lain yang lebih penting dan meningkatkan efisiensi secara menyeluruh.

2. Peningkatan Akurasi dan Pengurangan Kesalahan

Karena bersifat otomatis dan mampu memvalidasi data, sistem ini dapat meminimalkan human error dan menghasilkan catatan keuangan yang lebih andal dan akurat.

3. Peningkatan Skalabilitas dan Pertumbuhan Bisnis

Sistem ini dengan mudah mampu menangani peningkatan volume transaksi sehingga dapat disesuaikan untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis.

4. Jangkauan Pasar yang Lebih Luas

Keberadaan TPS memampukan bisnis untuk memfasilitasi transaksi online. Secara tidak langsung, hal ini bisa memperluas jangkauan basis pelanggan. bahkan mampu beroperasi secara global.

5. Penghematan Biaya

Otomatisasi tugas dan penyederhanaan proses yang ditawarkan sistem pemrosesan transaksi dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dalam jangka panjang. 

Meski begitu, TPS tidak secara langsung bisa meningkatkan pengalaman pelanggan ya, tetap butuh treatment lain untuk menciptakan kepuasan mereka.

6. Peningkatan Keandalan

TPS dapat memastikan proses transaksi berjalan cepat dan akurat, menjaga konsistensi data di seluruh sistem, dan memastikan bahwa transaksi telah mematuhi aturan dan batasan yang telah ditentukan. 

Melalui pemrosesan yang konsisten ini, nggak salah kalau TPS dianggap mampu memberikan informasi yang dapat dipercaya dan diandalkan oleh perusahaan.

7. Memungkinkan Pemrosesan Secara Real-time

Sistem pemrosesan transaksi yang beroperasi secara real-time menawarkan pembaruan dan umpan balik instan. 

Ini bisa membantu bisnis dalam membuat keputusan secara tepat waktu dan tanggap terhadap perubahan keadaan. Dalam bisnis, pemrosesan real-time bisa meningkatkan agility dan efisiensi operasional.

Sekian informasi mengenai sistem pemrosesan transaksi dari kami. Melalui uraian di atas, ada satu poin penting yang bisa kamu pelajari. Salah satunya adalah pentingnya pendokumentasian transaksi bisnis.

Bukan berarti cuma perusahaan besar aja yang butuh melakukannya, pebisnis UMKM seperti kamu juga perlu memastikan bahwa setiap aktivitas administrasi dan transaksi bisnismu tercatat dengan rapi. Soal ini sih percayakan aja sama Labamu. Ada banyak fitur yang bisa kamu manfaatkan sesuai kebutuhan, makanya buruan download aplikasinya lewat Google Play atau App Store sekarang juga, ya!