Apa Itu Stock Take: Rahasia Stok Rapi dan Omzet Maksimal

Bagi Sahabat Labamu yang mengelola bisnis, terutama di bidang ritel atau kuliner, mengatur stok barang adalah kunci kelancaran operasional. Salah satu cara paling efektif untuk memastikan stok selalu terkontrol adalah dengan melakukan stock take. Bukan sekadar menghitung persediaan, stock take bisa mencegah kerugian dan membantu bisnis tetap berjalan lancar. Jadi, simak uraian selengkapnya di sini!

Apa Itu Stock Take?

Mengutip Unleashed, stock take —juga disebut dengan inventory checking atau stock counting—adalah proses memeriksa dan mencatat jumlah serta kondisi stok fisik yang ada. Kemudian, dibandingkan dengan data di sistem untuk memastikan  tidak ada selisih stok (stock discrepancy).

Prosesnya bisa dilakukan secara manual atau memanfaatkan teknologi seperti barcode scanner atau perangkat lunak lainnya. Aktivitas ini tidak hanya menjaga keakuratan data, tapi juga merupakan bagian penting dari manajemen stok yang memengaruhi keputusan pembelian, produksi, hingga penjualan.

Tipe-tipe Stock Take

Tidak ada tipe yang paling ideal, prosedur stock take di setiap perusahaan bisa berbeda-beda, tergantung ukuran bisnis, jenis industri, serta sumber daya yang tersedia. Ada berbagai teknik yang bisa digunakan dan berikut adalah tipe-tipe stock take yang umum dipakai.

1. Periodic Stock Count

Periodic stock count dilakukan secara berkala, bisa bulanan, triwulanan, atau setiap enam bulan. Semua stok fisik dihitung dan dicatat, lalu dibandingkan dengan data di sistem. Barang bernilai tinggi atau memiliki masa kedaluwarsa pendek biasanya diperiksa lebih sering, sedangkan barang bernilai rendah cukup setahun sekali. Metode ini membantu menjaga akurasi stok tanpa terlalu mengganggu aktivitas bisnis.

2. Continuous (Perpetual) Stock Count

Continuous stock count dilakukan sepanjang tahun sesuai jadwal yang sudah ditentukan. Barang dapat dikelompokkan ke kategori seperti A, B, dan C, dengan frekuensi pengecekan berbeda sesuai prioritas. Setiap pergerakan stok dicatat secara real-time sehingga perbedaan dapat segera diidentifikasi dan diperbaiki. Teknik ini mengurangi gangguan operasional dan memudahkan penyusunan laporan akhir tahun.

3. Pick Accuracy

Pick accuracy adalah pengecekan stok saat menerima barang dari pemasok atau saat mengirim pesanan ke pelanggan. Barang yang akan dikirim biasanya ditempatkan di area khusus untuk diverifikasi kesesuaiannya dengan invoice atau order sheet. Penerapan pick accuracy membantu meminimalkan kesalahan pengiriman, mengurangi retur, dan menjaga kepuasan pelanggan. Metode ini penting khususnya untuk bisnis dengan volume order tinggi.

4. Stockout Validation

Stockout validation dilakukan saat stok suatu barang habis atau mendekati nol. Proses ini mencakup pencatatan kejadian, pemesanan ulang barang, dan analisis penyebab seperti kesalahan peramalan, lonjakan permintaan, atau keterlambatan pemasok. Dengan memahami penyebabnya, bisnis dapat mencegah masalah serupa terulang. Metode ini juga membantu menjaga ketersediaan barang dan pelayanan pelanggan tetap optimal.

5. Annual Stocktaking

Annual stocktaking adalah penghitungan stok yang dilakukan setahun sekali, biasanya jika metode berkala atau kontinu tidak digunakan. Selama proses ini, gudang atau toko bisa ditutup sementara untuk menghitung semua stok secara menyeluruh. Hasil penghitungan digunakan untuk validasi data, pelaporan keuangan, dan kepatuhan regulasi. Walau minim frekuensi, metode ini penting untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi persediaan.

6. Spot Checks

Spot checks adalah pengecekan stok secara acak ketika ditemukan indikasi ketidaksesuaian data. Misalnya, perbedaan antara stok fisik dan catatan di sistem inventaris. Pengecekan acak ini membantu menemukan penyebab seperti kehilangan barang, pencurian, atau kesalahan pencatatan. Spot checks bersifat fleksibel dan menjadi langkah cepat untuk menjaga akurasi tanpa menunggu jadwal cek stok berikutnya.

Pentingnya Stock Take bagi Bisnis

Stock take adalah langkah penting untuk mengetahui kondisi persediaan secara nyata sehingga kamu bisa mengelola permintaan dengan lebih tepat, memahami kondisi keuangan bisnis, serta mendeteksi masalah yang berpotensi menyebabkan kerugian. Berikut adalah manfaat lainnya.

1. Mempertahankan Akurasi Stok

Dengan mengetahui stok yang benar-benar tersedia, kamu bisa mengambil keputusan tepat terkait pembelian, strategi penjualan, dan produksi. Stok yang akurat juga menghindarkan kamu dari risiko kehabisan barang atau justru menumpuk barang yang tidak laku. Hal ini membantu menjaga arus kas dan mengoptimalkan ruang penyimpanan.

2. Menemukan Selisih Stok

Sistem inventaris berbasis cloud memang membantu, tapi tidak bisa mendeteksi semua masalah. Stock take manual dapat mengungkap kerusakan barang, pesanan yang hilang, pencurian, atau kesalahan pencatatan yang terlewat oleh sistem. Dengan mendeteksinya lebih awal, kamu bisa memperbaiki proses dan mencegah kerugian berulang.

3. Mengoptimalkan Manajemen Persediaan

Data stok yang akurat memungkinkan kamu mengatur lokasi penyimpanan, waktu pemesanan ulang, hingga jumlah barang yang perlu disiapkan. Bagi bisnis dengan sistem inventaris periodik, stock take menjadi satu-satunya cara mendapatkan gambaran stok terkini. Sedangkan bagi yang menggunakan sistem perpetual, stock take tetap penting untuk memvalidasi data.

4. Meminimalkan Kecurangan dan Penyusutan Stok

Perbedaan antara catatan inventaris dan stok nyata sering kali terjadi akibat pencurian, salah penanganan, atau kerusakan barang. Stock take rutin membantu mendeteksi masalah tersebut lebih cepat. Selain itu, pemeriksaan berkala juga membuat karyawan lebih berhati-hati karena tahu stok diawasi.

5. Meningkatkan Strategi Penjualan

Stock take memberi wawasan tentang produk mana yang sebenarnya kurang laku meskipun terlihat stabil di laporan penjualan. Dengan informasi ini, kamu bisa mengubah strategi pemasaran, mengatur promosi, atau membuat bundling produk. Hasilnya, stok bergerak lebih cepat dan keuntungan bisnis meningkat.

Melakukan stock take secara rutin bukan hanya soal menghitung barang di gudang, tetapi juga membangun pondasi bisnis yang lebih rapi, efisien, dan menguntungkan. Dengan data persediaan yang akurat, kamu bisa mengambil keputusan yang lebih tepat, menghindari kerugian, dan memaksimalkan potensi penjualan.

Semua ini akan jauh lebih mudah kalau kamu punya sistem pengelolaan bisnis yang terintegrasi. Yuk, kelola stok, pencatatan transaksi, hingga laporan keuangan bisnismu dalam satu aplikasi praktis lewat fitur-fitur Labamu dan rasakan kemudahannya!