Cara Mencatat Pengeluaran dan Pemasukan Bisnis: Manfaat dan Tipsnya

Banyak pelaku usaha, khususnya UMKM, masih mencampur keuangan pribadi dan bisnis. Akibatnya, arus kas jadi tidak jelas dan keputusan usaha pun sering keliru. Padahal, cara mencatat pengeluaran dan pemasukan bisnis sebenarnya cukup sederhana asalkan dilakukan secara rutin dan terstruktur.

Dengan pencatatan yang baik, kamu bahkan bisa melihat apakah bisnismu untung, rugi, atau stagnan. Tentu saja ini akan membantumu mengevaluasi performa bisnis. Maka dari itu, simak artikel ini sampai tuntas ya, Sahabat Labamu!

Manfaat Mencatat Pengeluaran dan Pemasukan Bisnis

Dalam istilah ekonomi, pengeluaran dan pemasukan bisnis dikenal sebagai cash flow atau arus kas. Sementara catatannya disebut sebagai cash flow statement atau laporan arus kas.

Menurut BDC, cash flow adalah pergerakan uang yang masuk dan keluar dari suatu bisnis. Ini menunjukkan berapa banyak uang tunai yang dihasilkan dan digunakan selama periode tertentu. Jika lebih banyak uang masuk, maka arus kas positif. Sebaliknya, jika lebih banyak uang keluar, arus kas menjadi negatif.

Dengan mencatat arus kas secara rutin, ada sejumlah manfaat yang bisa kamu dapatkan sebagai pemilik bisnis. Berikut di antaranya.

1. Mengetahui Pola Pengeluaran Secara Mendalam

Laporan arus kas memberi gambaran menyeluruh tentang pengeluaran yang tidak selalu tercatat di laporan laba rugi. Misalnya, cicilan pinjaman atau pembelian aset akan terlihat jelas di laporan arus kas. Ini membantu kamu mengetahui secara tepat ke mana saja uangmu mengalir.

2. Meningkatkan Potensi Arus Kas Masuk

Dengan mengetahui pola pemasukan dan pengeluaran, kamu bisa mengidentifikasi cara-cara menambah arus kas selain dari laba. Contohnya, jika terlalu banyak dana terserap untuk stok, kamu bisa mempercepat perputaran persediaan atau tagihan agar dana lebih cepat kembali masuk ke kas bisnis.

3. Evaluasi Rencana Keuangan Bisnis

Pencatatan arus kas juga memungkinkan kamu membandingkan rencana keuangan yang telah dibuat dengan hasil aktual. Dari situ, kamu bisa menilai apakah strategi pengelolaan kas selama ini sudah efektif atau perlu diperbaiki.

4. Membantu Saat Krisis Keuangan

Jika kamu bisa membaca tren arus kas, kamu bisa lebih siap menghadapi potensi kekurangan dana di masa depan. Antisipasi ini sangat krusial, karena kamu bisa segera mengambil langkah preventif maupun kuratif sehingga bisnismu bisa bertahan dalam masa sulit.

5. Mengukur Kinerja Bisnis

Pada akhirnya, catatan pengeluaran dan pemasukan bisa menjadi alat ukur performa perusahaan secara keseluruhan. Dengan membandingkan data aktual dan proyeksi, kamu bisa menemukan bagian mana yang perlu evaluasi—apakah dari segi operasional, keuangan, atau strategi pemasaran.

Cara Praktis Mencatat Pengeluaran dan Pemasukan Bisnis

Mencatat pengeluaran dan pemasukan merupakan langkah penting untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis. Tanpa pencatatan yang baik, kamu bisa kehilangan jejak ke mana uang bisnis mengalir atau dari mana saja pemasukan datang. Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan saat mencatat.

1. Pisahkan Rekening Pribadi dan Bisnis

Salah satu kesalahan umum pelaku usaha adalah mencampur uang pribadi dengan uang usaha. Jadi, pisahkan rekening pribadi dan usaha sehingga kamu bisa lebih mudah melacak arus kas bisnis tanpa terganggu oleh transaksi pribadi. Ini juga mempermudah saat menyusun laporan keuangan atau mengajukan pinjaman usaha.

2. Buat Catatan dengan Rutin dan Konsisten

Jangan tunggu hingga akhir bulan untuk mencatat transaksi, biasakan mencatat pengeluaran dan pemasukan secara rutin—bisa harian atau real time. Disiplin dalam waktu pencatatan sangat penting agar data transaksi tidak menumpuk serta menjaga data tetap akurat dan up to date.

3. Gunakan Kategori Transaksi yang Tetap

Tentukan kategori transaksi sejak awal seperti penjualan, biaya operasional, atau pembelian bahan baku, lalu gunakan secara konsisten. Kategori yang rapi memudahkan analisis arus kas dan penyusunan laporan keuangan yang lebih jelas.

4. Simpan Bukti Transaksi Fisik dan Digital

Setiap pengeluaran atau pemasukan sebaiknya didukung dengan bukti, seperti struk, nota, atau invoice. Simpan secara teratur dalam bentuk fisik atau digital agar bisa digunakan sebagai referensi saat sedang melakukan audit atau evaluasi.

5. Rutin Cek dan Evaluasi Laporan

Jangan hanya mencatat, kamu juga perlu mengevaluasi catatan secara berkala—bisa mingguan atau bulanan. Dengan membaca laporan arus kas secara rutin, kamu bisa mendeteksi potensi masalah, melihat tren, atau peluang perbaikan yang bisa meningkatkan performa bisnis.

Metode Mencatat Pengeluaran dan Pemasukan yang Paling Populer

Ada banyak cara yang bisa digunakan untuk mencatat arus kas bisnis. Tergantung pada kebutuhan, skala bisnis, dan kebiasaan pemilik usaha. Tentu saja, masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Berikut ini tiga metode pencatatan yang paling umum digunakan.

1. Manual

Metode ini dilakukan dengan mencatat transaksi pemasukan dan pengeluaran secara langsung di buku tulis. Biasanya digunakan oleh pelaku usaha mikro yang belum terbiasa menggunakan teknologi atau hanya memiliki sedikit transaksi harian.

Kelebihan:

• Biaya nyaris nol, tidak perlu alat khusus.

• Mudah digunakan oleh siapa saja.

• Tidak tergantung listrik atau internet.

• Bisa dibawa ke mana saja.

• Sifatnya fleksibel dan bebas format.

Kekurangan:

• Rawan lupa mencatat atau salah tulis.

• Sulit melacak histori transaksi secara efisien.

• Tidak praktis untuk transaksi dalam jumlah besar.

• Tidak bisa menghitung otomatis.

• Menyulitkan pembuatan laporan keuangan yang rapi.

  
  

2. Spreadsheet

Metode ini menggunakan perangkat lunak spreadsheet, seperti Excel atau Google Sheet untuk mencatat transaksi dengan format tabel. Biasanya digunakan oleh pelaku usaha yang sudah mulai ingin merapikan keuangan tanpa biaya tambahan.

Kelebihan:

• Data lebih rapi dan mudah dianalisis.

• Bisa menggunakan rumus otomatis.

• Tidak memerlukan koneksi internet (untuk Excel)

• Mudah dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis.

• Dapat dijadikan dasar laporan keuangan.

Kekurangan:

• Membutuhkan keterampilan dasar komputer dan spreadsheet.

• Rawan error jika rumus tidak tepat.

• Tidak otomatis merekam transaksi.

• Cukup memakan waktu karena harus diupdate secara manual.

• Berisiko kehilangan data jika file tidak disimpan dengan benar.

  
  

3. Aplikasi Keuangan

Saat ini ada aplikasi keuangan atau aplikasi pengelola bisnis seperti Labamu yang dirancang khusus sehingga pelaku usaha agar bisa mencatat pemasukan dan pengeluaran secara otomatis bahkan membuat laporan keuangan yang komprehensif.

Kelebihan Aplikasi Labamu:

• Praktis, semua catatan transaksi hanya dalam satu aplikasi.

• Bisa otomatis mengelompokkan transaksi.

• Bisa menyediakan laporan keuangan yang akurat, cepat, dan real time.

• Bisa digunakan dioperasikan oleh banyak staf dengan hak akses berbeda.

• Terintegrasi dengan fitur lain seperti manajemen stok, sistem POS kasir, dan banyak lainnya.

Kekurangan:

• Membutuhkan koneksi internet untuk fitur penuh.

• Butuh adaptasi di awal penggunaan aplikasi.

• Ada biaya langganan untuk fitur premium.

Jadi, itulah perbandingan tiga metode pencatatan keuangan bisnis yang umum digunakan. Jika kamu ingin solusi yang lebih praktis, saatnya beralih ke Labamu.

Dengan fitur-fitur yang tersedia, kamu bisa mengelola pengeluaran, pemasukan, sekaligus kegiatan operasional bisnis dengan lebih mudah dan efisien hanya dengan satu aplikasi secara otomatis, cepat, dan akurat.

Download aplikasi Labamu sekarang lewat Google Play atau App Store dan mulai kelola keuangan bisnismu dengan lebih cerdas!